CRM, sigla che conosciamo bene in questo blog, sta per Customer Relationship Management, cioè i software che aiutano l’azienda a gestire tutto ciò che riguarda le relazioni con i clienti: contatti, documenti, ciclo di vendita e così via. Infinity CRM è per l’appunto la soluzione pensata per aiutare chi si occupa di vendita in tutte le sue attività.

ERP, invece, sta per Enterprise Resource Planning, cioè i software che aiutano l’azienda a pianificare le proprie risorse: dal magazzino, ai fornitori, alla produzione, al personale, alle vendite. Mentre il CRM è un software unico e focalizzato sul reparto vendita, gli ERP, come la suite Ad Hoc Zucchetti, sono un insieme di moduli software, ognuno dedicato a una funzione aziendale, che vanno scelti e assemblati a seconda delle esigenze dell’azienda.

I compiti dei CRM sono principalmente:

1. Gestire i dati del cliente dal primo contatto in poi

Raccoglie i dati di contatto: dal numero di telefono, all’indirizzo, ai contatti social, ai documenti inviati al cliente. Molti pensano che questo sia tutto ciò che fa il CRM… invece è solo il punto di partenza!

2. Tracciare il ciclo di vendita

Mappa come ogni cliente passa dalla fase di acquisizione, a quella di negoziazione e poi all’acquisto, aiutando il team di vendita ad agire nel modo migliore in ogni fase e a capire come si stanno muovendo le vendite, stimando in anticipo i risultati di fatturato.

3. Analizzare i dati di vendita su procedure e risultati

I report dal CRM rispondono a domande del tipo: Quante telefonate e quante e-mail sono state necessarie per chiudere la trattativa? Quale fase del processo d’acquisto è più problematica? Quali fonti di acquisizione clienti funzionano meglio? Le risposte forniscono al management le basi per nuove strategie di vendita e per ottimizzare i risultati.

Invece, i compiti di un ERP sono:

1. Ottimizzare tutti i flussi aziendali

Partendo dai fornitori e arrivando alla contabilità aziendale, l’ERP ha il compito di far sì che l’azienda funzioni al meglio, con meno sprechi.

2. Gestire le attività di produzione

L’ERP automatizza le fasi produttive dell’azienda: ogni volta che arriva un nuovo ordine di produzione, l’ERP si assicura che vengano emessi gli ordini di acquisto ai fornitori e pianifica il lavoro del reparto produzione, individuando la data di consegna dei prodotti.

3. Amministrare la contabilità

Ordini ai fornitori, arrivi al magazzino, attività produttive e personale generano moltissimi documenti, spese e dati in generale. L’ERP raccoglie i dati e li organizza, per aiutare chi si occupa di contabilità a tenere tutto sotto controllo.

La risposta è dipende. I CRM sono sicuramente meno costosi e più facili da implementare rispetto agli ERP, perché coinvolgono un solo reparto aziendale.

I costi variano però a seconda delle dimensioni aziendali, delle funzioni necessarie e del livello di servizio. Infatti, oltre ai costi per le licenze annuali, per entrambi i software non bisogna trascurare quelli di attività necessarie come la formazione delle persone, la manutenzione e il servizio clienti.

Questa è la domanda più difficile a cui rispondere. Anche in questo caso la risposta è: dipende. Nella maggior parte dei casi sono necessari entrambi, in altri è sufficiente avere un CRM e solo in casi molto rari può bastare un ERP. 

Iniziamo con una premessa ovvia ma doverosa: tutte le aziende, di qualsiasi dimensione e settore hanno dei clienti. Il CRM è perciò il primo software che ogni azienda deve avere per dare supporto all’attività più importante di tutte per il successo dell’azienda: vendere. 

Per le aziende più piccole e meno complesse potrebbe essere sufficiente avere un CRM senza per forza investire in un ERP. Le funzioni come la contabilità e la gestione del personale possono essere gestite utilizzando piccoli software dedicati, senza dover supportare i costi di un vero e proprio ERP.

L’ERP, invece, entra in gioco quando la complessità aziendale cresce: quando aumenta il numero dei dipendenti, oppure quando si inizia ad aprire più punti vendita o più sedi aziendali, quando si deve gestire un parco fornitori di dimensioni notevoli e/o un magazzino, o ancora quando c’è un reparto produttivo con diverse fasi di produzione. Insomma, al crescere dei flussi di dati tra le funzioni aziendali è necessario dotarsi di un sistema gestionale più avanzato, integrando il proprio CRM con un ERP. 

I due sistemi prevedono quasi sempre la possibilità di integrarsi tra loro, perché i dati dell’uno sono utili per ottimizzare le attività dell’altro. Per esempio, i dati sulla previsione delle vendite o sull’acquisizione di un nuovo cliente servono all’ERP per programmare meglio la produzione e le richieste di fornitura.

Aspetta, c’è qualche azienda che può avere solo un ERP senza CRM? Ti starai chiedendo.

Ebbene, le uniche aziende per le quali l’ERP è più importante del CRM sono le imprese che hanno pochi clienti e per le quali le fasi di produzione sono molto importanti. Un esempio sono le aziende B2B di produzione che lavorano come fornitori esclusivamente per una o due altre aziende.