Fattura elettronica: tutto ciò che devi sapere

La Fatturazione Elettronica è il processo digitale che crea e gestisce le Fatture, dalla generazione fino alla conservazione - a norma - per 10 anni.

Il documento generato non è un semplice file allegato alla email: si tratta di un formato elettronico strutturato, un linguaggio standard con una firma digitale di chi le ha prodotte: obbligatoriamente da conservare a fini fiscali solo in forma digitale. 

Il formato della fattura digitalizzata consente di abbattere i tempi di registrazione dei dati – a patto di gestire il processo come un flusso digitale senza stampare carta – e di cogliere immediatamente eventuali criticità. 

Dal 31 marzo 2015 le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione in Italia sono esclusivamente elettroniche per legge: ma cosa succede quando parliamo di B2B?

Le Fatture B2B sono quelle emesse da un’impresa verso un’altra impresa. Questo tipo di fatture possono essere di tre tipi: 

1 - Fatture B2B analoghe a quelle emesse verso la PA: firmate, in formato strutturato e conservate a norma.
2 - Inviate tramite EDI: non necessariamente firmate, in formato strutturato e conservate a norma.
3 - Le non cartacee: sono quelle semplicemente “non cartacee” - non necessariamente firmate né su formato strutturato. 

Queste tre tipologie di Fatture Elettroniche derivano dalla definizione del quadro legislativo di Fatturazione Elettronica: un file firmato digitalmente, oppure un tracciato record inviato via EDI oppure qualsiasi altro tipo di fattura digitale che il destinatario, in base ai processi di business che ha sviluppato, riconosce, paga e porta in conservazione.

Il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale alla Fatturazione Elettronica per aziende che producono e ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 l’anno si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura: ma non finisce qui. 

I benefici 

1 - I risparmi legati alla riduzione dell’impiego di manodopera per attività di stampa e imbustamento
2 - La gestione della relazione con il cliente e i consequenziali tempi dedicati a capire se la Fattura è effettivamente arrivata
3 - La conservazione e i risparmi legati all’eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo.

Per conseguire realmente i benefici della Fatturazione Elettronica, come evidenziato dalle ricerche dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano, è necessario che le Fatture Elettroniche siano in formato elaborabile dai sistemi informativi: la forma più efficace di Fatturazione Elettronica è quella che prevede la costruzione di un processo digitale per la generazione, l’emissione e la conservazione delle Fatture in formato elettronico elaborabile dai sistemi informativi.

Cultura Digitale

Il vero valore della Fatturazione Elettronica, però, risiede nella creazione di una cultura digitale che abitui le imprese italiane a una gestione dei documenti in ingresso o in uscita in formato elettronico elaborabile.