Fatturazione elettronica: i motivi per scegliere un Software Gestionale

  • La fatturazione elettronica, introdotta nel gennaio 2019, impone che le fatture vengano compilate, emesse ed inviate grazie al supporto di un dispositivo elettronico, che si tratti di computer, tablet o smartphone poco importa. Possedere uno di questi dispositivi, però, non è sufficiente considerando che le fatture devono pervenire al Sistema di Interscambio in formato XLM.  

    Questo è uno dei motivi che impongono l’utilizzo di Software Gestionali in grado non solo di emettere fattura elettronica, ma anche di riceverla, conservarla e tenere il revisore contabile sempre aggiornato.

     

    SIATEC-fatturazione-elettronica

     

    Questa nuova modalità si è resa necessaria per una lunga serie di motivi che potremmo riassumere in:

     

    • Dematerializzazione dei documenti
      Lo spreco di carta nell’amministrazione, sia essa pubblica che privata, è un problema di non poco conto. Sebbene la situazione stia lentamente e inesorabilmente migliorando nel paese, ancora in molti uffici si fa spreco di questa preziosa risorsa.

     

    • Risparmio economico
      Non stampare documenti su documenti, di ogni tipologia e formato non rappresenta solo un favore che facciamo all’ambiente e all’umanità, ma è anche un cospicuo risparmio per le nostre società. Stampando solo lo stretto indispensabile possiamo risparmiare cospicue risorse di carta, toner e manutenzione in caso di guasti.

     

    • Lotta all’evasione.
      Il risparmio economico e ambientale sono solo motivazioni secondarie, infatti il principale motivo per cui viene introdotto questo sistema è la lotta all’evasione. L’Italia, infatti, resta il paese d’Europa con la più alta evasione fiscale, una piaga che ogni anno fa perdere importanti miliardi all’amministrazione pubblica. Il che si tramuta in maggiori tasse per coloro che invece pagano.

     

    Insomma, la fatturazione elettronica sembra essere davvero un toccasana per le amministrazioni pubbliche e private.

    Ma qual è l’importanza e l’utilità dei software gestionali? Perchè sono così utili?

  • Elementi della Fattura Elettronica

    Per comprendere in che maniera agiscono i Software Gestionali della fatturazione elettronica occorre innanzitutto capire quali sono gli elementi cardine. I documenti in forma elettronica in realtà non differiscono molto dai cartacei a cui si è stati fino a questo punto abituati.

    Gli elementi obbligatori restano gli stessi:

    • nome e cognome o ragione sociale di chi emette la fattura e di chi la deve ricevere
    • IVA o codice fiscale delle parti
    • indirizzo della sede legale di chi emette la fattura
    • indirizzo di residenza o sede legale del destinatario
    • descrizione degli articoli con le quantità
    • l’importo imponibile
    • la percentuale IVA, a meno che non ci si trovi davanti ad operazione esente
    • data emissione fattura
    • codice destinatario o indirizzo PEC

    A vigilare sull’esattezza dei dati è il Sistema di Interscambio che non solo controlla se le informazioni riportate in fattura siano giuste, ma provvede anche a recapitare il documento entro 5 giorni.

  • Software Gestionale per la Fatturazione Elettronica: ecco perchè

    Gestire tutti i documenti di un’azienda spesso può essere complicato, soprattutto per piccole e medie imprese che non posso permettersi grandi uffici contabili o amministrativi. Per questo motivo sul mercato esistono numerosi Software Gestionali che consentono di raggruppare questo lavoro in un unico programma, migliorando e velocizzando questo tipo di lavoro.

    Il primo motivo è appunto questo: gestione completa da un unico ambiente.

     

    Con un Software Gestionale è possibile svolgere una lunga serie di operazioni in pochissimi clic. Partendo dalla registrazione dei dati aziendali fino alla compilazione delle schede anagrafiche di ogni singolo cliente, si può facilmente (e in pochi minuti) emettere ogni documento necessario. Niente più tempo perso ricercando dati o altro, sarà tutto alla tua portata.

    Come secondo motivo ci mettiamo dunque la fatturazione con un click, o quasi.

     

    Un Software Gestionale avanzato inoltre, non solo ti mette tutto a portata di click, facendo risparmiare tantissimo tempo e risorse, ma svolge, per chi si occupa di contabilità e amministrazione, una buona fetta di lavoro. Infatti, il gestionale svolge automaticamente numerose operazioni quali: calcoli, ricerche, compilazioni, scadenze e via discorrendo.

    Come terzo fattore possiamo contare l’automatizzazione dei processi lavorativi.

     

    Un altro interessante vantaggio è quello di tenere sempre sotto controllo tutti i dati. Ogni vendita, ogni acquisto, tutto viene registrato e monitorato in tempo reale, dando così la possibilità di monitorare l’andamento della nostra attività. Spesso infatti, tra file excel, report e molto altro, si perde di vista il quadro generale.

    Per questo motivo includiamo come quarto fattore il raggruppamento dei dati analitici.

     

    La scelta di un software di gestione unico e completo per la fatturazione elettronica e in generale per l’amministrazione della nostra azienda ci espone a minori rischi di problemi tecnici. Oggi molti di noi sono abituati ad usare diversi programmi per ogni operazione, con il rischio che uno di questi non funzioni, inceppando la ruota.

    Dunque, come ultimo motivo non possiamo che inserire: zero rischi.
  • Perché è meglio affidarsi ad un software professionale

    Di fatto, anche l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un programma gratuito per consentire la fatturazione elettronica. Tuttavia, affidarsi ad un software professionale permette di risparmiare tempo e gestire in modo integrato tutti i processi coinvolti, ottimizzando i dati delle fatture attive ma anche di quelle passive, e mettendo a disposizione dell’azienda report e automatismi.

    L’alternativa all’uso di un software di fatturazione è quella di recuperare le singole fatture dalla PEC, per poi doverle registrare ed archiviare manualmente, perdendo così molto tempo. Si tratta di un processo macchinoso che richiede e anche una buona dose di pazienza. Utilizzare un software per la fatturazione elettronica, come Fatel di Zucchetti, vuol dire avere la possibilità di evitare attività operative e di gestione, attuando solo adempimenti minimi.

    Utilizzando un software di questo tipo l’operazione di trasformazione dei file XML in un formato leggibile avviene in automatico, sia per le fatture attive che per le fatture passive, senza la necessità di lunghi passaggi aggiuntivi. Inoltre, il vantaggio sostanziale sta nella gestione automatica delle notifiche del SdI, in particolare in caso di rifiuto della fattura oppure di mancata consegna. Ad esempio, in questo ultimo caso (ovvero la “mancata consegna”), è il sistema di fatturazione che provvede automaticamente a generare le email e tutti gli automatismi del caso per recuperare la situazione che, molto probabilmente, si potrà presentare con molta più frequenza nei primi mesi di avvio della nuova gestione.

    Coloro, invece, che non si avvalgono di tale sistema potranno incappare in problemi organizzativi importanti, soprattutto all’inizio dove, sempre in caso di “mancate consegne” da parte del SdI, dovranno trasformare la fattura in un file Pdf, inviare manualmente copia della stessa via mail a tutti i destinatari che sono tornati indietro, avvisandoli uno ad uno che la fattura è tornata indietro e che la possono scaricare dal sito dell’Agenzia delle Entrate. Ripetendo da capo con questo procedimento per ogni cliente.

    Insomma, un passaggio che consigliamo vivamente di evitare!

    Se ancora non possiedi un software per gestire la fatturazione elettronica clicca qui e scopri come caricare manualmente i corrispettivi sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

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