Gestione Documentale: i vantaggi che semplificano i tuoi processi

  • Documento analogico e documento digitale

    Prima di parlare di software di Gestione Documentale come strumento è importante capire la differenza tra documento analogico e documento digitale.

    Questi possono sembrare due mondi opposti e inconciliabili: in realtà sono l’uno la naturale evoluzione dell’altro, con tantissimi punti in comune. Il principale è che, per entrambi, abbiamo bisogno di una gestione documentale ben strutturata.

     

    Con documento analogico indichiamo quel documento che ha una dimensione fisica, che occupa volume. Rientrano quindi in questa categoria:

    • Documenti cartacei
    • Registrazioni su supporto
    • Fotografie

     

    Non parliamo quindi solo di documenti su carta, ma ogni cosa che occupa spazio. La gestione documentale varia quindi in base al documento analogico da trattare.

     

    Per allestire un archivio analogico efficiente e ordinato, dove tutto al suo interno sia protetto, rimanga integro e facilmente reperibile, occorrono:

    • Regole e procedure precise da seguire per la classificazione dei documenti allocati in sezioni specifiche: ogni documento in entrata o in uscita deve essere registrato.
    • Le varie sezioni dell’archivio oltre a contenere il documento lo devono proteggere per garantirne la durata nel tempo.
    • Gli archivi devono essere abbastanza grandi per contenere tutto quello che verrà prodotto negli anni.
    • Avere a disposizione software e hardware che ne permettano la corretta gestione.
    • La presenza imprescindibile di personale adeguatamente formato per gestire correttamente l’archivio analogico.

     

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    Con documento digitale invece indichiamo sia un documento informatico nativo digitale (cioè che nasce direttamente in formato digitale), sia il documento ottenuto per digitalizzazione di un originale cartaceo. 

    Quindi rientrano anche tutti i documenti cartacei sui quali si è creata apposita copia digitale con attestazione di conformità. Indispensabile per dare a tutti gli effetti alla copia del documento digitale lo stesso valore legale dell’originale analogico.

    Le regole tecniche per gli archivi e la gestione dei documenti informatici, oltre a comprendere quello che viene indicato per gli analogici, aggiungono indicazioni sui vari formati, programmi e caratteristiche dei file.

    A queste si uniscono le indicazioni obbligatorie per la Pubblica Amministrazione, che rappresentano le linee guida anche in ambito privato. Parliamo infatti di modalità che garantiscono accessibilità, integrità e reperibilità dei documenti informatici e la loro protezione nel tempo, vale a dire la loro Conservazione Digitale. Vi rientrano documenti PA, fatture elettroniche, mail PEC e contratti con firma digitale. 

    Tuttavia, nulla vieta di conservare digitalmente a norma anche altre tipologie di documenti qualora ce ne sia l’esigenza o la volontà. Anche in questo caso è indispensabile la presenza di personale qualificato e adeguatamente formato per la gestione di questi documenti.

  • Il compito della Gestione Documentale

    Qui entra in gioco la Gestione Documentale, cioè l’elaborazione dei documenti digitalizzati in uno specifico sistema informatico con lo scopo di associarli e collegarli in base ai metadati, in maniera automatica.

    L’intero processo inizia con l’archiviazione documentale, quindi adibire strumenti e spazio digitale adeguato a immagazzinare, correttamente indicizzate, le versioni digitali dei vari documenti.

    Qui comprendiamo sia il trattamento dei flussi documentali relativi a documenti cartacei resi digitali, che i documenti nativi digitali, sia la gestione workflow documentale che scandisce la vita del documento e la sua evoluzione in azienda da quando nasce a quando viene conservato.

     

    Blog Gestione Documentale: vantaggi

     

    L’archiviazione può far uso di sistemi di lettura ottica (riguarda soprattutto i documenti cartacei) che permettono di estrarre automaticamente informazioni fondamentali definendo quelli che sono i metadati (carta d’identità) del documento stesso in modo del tutto automatico. In alternativa rimane sempre l’archiviazione manuale del documento eseguita dall’operatore.

    La gestione documentale può essere più o meno complessa permettendo di recuperare e relazionare tantissime informazioni e documenti in maniera del tutto automatica, semplicemente istruendo adeguatamente il programma con regole ben definite e precise.

    Un sistema di gestione documentale permette di gestire e semplificare tutti i processi di ricerca e archiviazione documenti e la loro relativa condivisione in maniera sicura e controllata. Questo permette di rendere più agevole e rapida l’amministrazione, consente una visibile riduzione dei costi e fornisce ai dipendenti strumenti utili per il potenziamento del business aziendale.

  • I vantaggi

    La gestione documentale, dall’origine fino alla conservazione, è un aspetto del funzionamento di un’azienda sempre più rilevante, per non dire strategico, soprattutto quando si parla di gestione documentale digitale. 

    Ogni giorno, infatti, ogni azienda ha la necessità di gestire in modo efficace ed efficiente una grande quantità di documenti, sia che debbano rimanere all’interno dell’azienda stessa o che, invece, debbano essere inviati a terze parti. 

    Per fare questo occorre avere un sistema di gestione documentale il più efficiente e avanzato possibile.

     

    In particolare i benefici che si ottengono sono:

    • Riduzione dei costi, grazie ad una sostanziale riduzione del workflow documentale interno all’azienda. Tra l’altro la riduzione dei costi non è unicamente una conseguenza della maggior efficienza delle procedure, ma è legata anche e soprattutto alla riduzione di errori e sprechi causati da ritardi o cattivi processi.
    • Inalterabilità dei documenti, che è fondamentale visto e considerato che il valore di un documento è strettamente legato alla bontà delle informazioni che contiene, le quali devono essere modificabili il meno possibile o, al massimo, modificabili in modo tale che ogni modifica sia rintracciabile.
    • Disponibilità dei documenti, che si può ottenere solo attraverso un sistema di archiviazione ordinato e funzionale. Anche perché un documento è tanto più utile quanto più si può reperire nel momento esatto in cui è necessario: se lo si trova in ritardo o non lo si recupera affatto è come se quel documento non fosse mai stato redatto.
  • Document Management System (DMS)

    Per concludere, un Document Management System (DMS) è un valido aiuto che semplifica la gestione aziendale. Che cosa è un DMS? 

     

    Si tratta, in sostanza, di un software di gestione documentale che:

    • Agevola l’accesso alle informazioni
    • Abbatte i costi legati all’archiviazione
    • Ottimizza il workflow documentale
    • Garantisce la continuità operativa

     

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