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Non ci stancheremo mai di ripeterlo: i dati sono importanti e valorizzarli è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Ecco perché abbiamo deciso di scrivere un articolo su tutto quello che c'è da sapere sui dati aziendali e la loro analisi.
Per prima cosa diamo una definizione di Business Intelligence.
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Trasforma i tuoi dati in informazioni utili
Per Business Intelligence si intende la trasformazione dei dati grezzi in informazioni utili e significative per l’azienda, che possano essere utilizzate per compiere scelte strategiche ed operative più efficaci. Con un insieme di dati strutturati e di facile interpretazione, si ottengono risposte dettagliate e tempestive a domande strategiche, riguardanti qualsiasi area di lavoro, ad esempio l'efficienza delle linee di produzione e l'andamento delle vendite.
La Business Intelligence si può definire anche come un insieme di metodologie, processi, architetture e tecnologie che trasformano dati in informazioni utili per il Business e il Decision Making.
Il primo passo per realizzare questo sistema è individuare una soluzione che permetta di attingere al patrimonio informativo disponibile in azienda, trasformando i dati disponibili su diverse sorgenti e tecnologie, in conoscenza approfondita del business a supporto dei processi decisionali. I dati vengono prodotti in misura sempre maggiore e con la digitalizzazione delle aziende questo trend è destinato ad aumentare. I big data sono i grandi volumi di dati eterogenei dentro il sistema IT aziendale, che possono essere utilizzati per l'estrazione di valore o conoscenze.
Un aspetto da tenere in considerazione è che la BI non è un calderone magico che restituisce le risposte cercate, ma un importante strumento che deve corrispondere ad un cambiamento di approccio e cultura aziendale per poter essere valorizzato appieno. Una volta ottenuti i dati ed effettuate le analisi per la BI sarà possibile effettuare anche analisi predittive e prescrittive, cercando quindi di prevedere l'andamento dell'azienda, con i processi di Business Analytics.
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Informazioni semplici e chiare per le giuste decisioni
Trasformare il dato in conoscenza non è semplice: spesso la difficoltà principale consiste in una consapevolezza inadeguata e incompleta delle performance della propria azienda. A questo si aggiungono difficoltà per motivi tecnici, come insoddisfazione nel sistema gestionale, ed organizzativi, quali la mancanza di una visione unitaria e strategica delle informazioni.
L'obiettivo della BI è quello di creare un ambiente che contenga informazioni acquisite dalle diverse fonti dati aziendali, certificate ed organizzate. In questo modo, i dati ottenuti saranno in grado di supportare in modo semplice, efficace ed intuitivo le attività di analisi e reporting svolte dai decision maker aziendali. Questi dati sono utilizzabili in qualsiasi settore aziendale e possono aiutare aziende di ogni dimensione e area di attività.
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Le fasi della Business Intelligence
Fase zero: comunicare con l’utente
Per prima cosa bisogna essere in grado di interagire con le figure di ogni dipartimento aziendale, comprendendone il linguaggio ed educandole all'uso di una terminologia univoca, condivisibile dal resto dell’azienda.
Fase uno: comprendere la richiesta
Quanto è meno consolidato l’uso di un vocabolario aziendale univoco, tanto è più complicato comprendere il bisogno dell’utente. Per questo è fondamentale sviluppare una terminologia chiara e condivisa tra tutti i membri dell’organizzazione aziendale.
Fase due: identificare l’origine dei dati
Le fonti dei dati aziendali sono le più disparate. Gli esempi più comuni sono le basi di dati, i fogli di calcolo e i documenti di testo, ma non c’è limite alla fantasia che un’azienda può avere nell'immagazzinare le informazioni. Quando un utente avanza una richiesta per la Business Intelligence, bisogna poter conoscere dove si trovano i dati che dovrà poi rielaborare. La stragrande maggioranza dei dati sono memorizzati nei database, ma serve sapere l’esatta fonte interna alla base dati per poter procedere all'estrazione dei dati.
Fase tre: elaborare i dati
Rielaborazione è un termine riduttivo per indicare ciò a cui vengono realmente sottoposti i dati estratti dal sistema informativo aziendale. I dati rielaborati vengono immagazzinati in una particolare base di dati chiamata data warehouse (spesso abbreviato in DW o Dwh. I due passi di rielaborazione e immagazzinamento dei dati vengono chiamati rispettivamente trasformazione e caricamento.
Dato che i business esistenti sono innumerevoli e differenti l’uno dall’altro, ogni azienda ha una sua personale selezione di sistemi gestionali o ERP (Enterprise Resource Planning): in questo caso il lavoro di integrazione dei dati risulta fondamentale. La rielaborazione dei dati consiste anche in una vera e propria estensione, miglioramento e potenziamento delle informazioni messe a disposizione dal sistema informativo aziendale.
Fase quattro: visualizzare l'informazione
Gli utenti che utilizzano la Business Intelligence hanno accesso solo ed esclusivamente al prodotto finale di questa fase. È quella che viene comunemente chiamata reportistica, ovvero un insieme di documenti che visualizzano graficamente, in varie forme e con diverse modalità di accesso ed interazione, dati ed informazioni da essi generate.
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La BI predispone dati pronti ad essere analizzati, e la reportistica serve solamente a presentare tali dati in modo che siano facili da comprendere. Il reporting può essere di tre livelli: livello operativo, direzionale e strategico.
Fra i tre livelli cambiano i destinatari e il livello di dettaglio delle informazioni contenute nel documento:
- Il livello operativo è quello più lontano dai vertici dell’azienda. Qui solitamente il dettaglio è molto alto, e i grafici possono essere utili ma non necessari. La maggior parte dei dati viene presentato in tabelle (o matrici).
- Il livello direzionale diminuisce il grado di dettaglio delle informazioni, optando per una visione più ampia. I grafici hanno un ruolo importante, ed è utile avere delle previsioni sul futuro prossimo.
- Il livello strategico estremizza ulteriormente questa visione. Solitamente, il reporting di livello strategico viene sviluppato con un altro strumento di BI, il dashboarding.
Le dashboard – o cruscotti – perdono il livello di dettaglio e presentano misure che riassumono, nel minor numero di indicatori possibile, l’andamento dell’intera azienda nella totalità dei suoi reparti funzionali e previsioni future.
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I benefici della Business Intelligence
Non è semplice quantificare i benefici di un progetto BI, soprattutto perché non sono immediati ma, piuttosto, continui nel tempo. Possiamo però elencare tutti i possibili vantaggi nel possedere una soluzione BI cosicché da avere coscienza della totalità dei benefici che essa porta:
1 - Automatizzazione
Il business non è più costretto a prelevare ed integrare manualmente i dati, attività ripetuta nel tempo, lunga e soggetta ad errore (soprattutto umano). Con gli strumenti odierni di raccolta e trasformazione dei dati, il business è sollevato da scomode attività e protetto da rischi.
2 - Flessibilità
Uno dei principali motivi per cui è stato inventato il concetto di data warehouse: mediare alle restrizioni imposte, per natura, dagli ERP. Con gli strumenti odierni di visualizzazione ed analisi dati, l’attività del business è incredibilmente semplificata e potenziata.
3 - Puntualità
Il business può condurre, ogni giorno, le proprie analisi e optare le proprie decisioni con un dato che si presenta quotidianamente aggiornato.
4 - Produttività
A meno di puntuali e specifici interventi, l’IT è sollevato da attività di manutenzione del dato, potendosi concentrare su attività più produttive di creazione di nuovi contenuti per il business.
5 - Qualità dei dati
Le informazioni usate dagli utenti finali nascono da procedure validate che utilizzano dati certificati, il tutto in maniera trasversale fra i diversi reparti funzionali.
6 - Indipendenza
Con la Business Intelligence a regime completo, IT e business saranno due reparti indipendenti che potranno lavorare ciascuno sulle proprie diverse attività. Sarà richiesta la loro cooperazione solo per un tempo minoritario e solo a fronte di nuovi sviluppi.
7 - Sguardo al futuro
Un progetto di Business Intelligence rende i dipendenti di un’azienda innanzitutto più formati e competenti, ma anche più liberi di poter indagare nuovi aspetti, problematiche prima ignorate e nuove opportunità di miglioramento del business aziendale.
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La BI non solo per grandi aziende
Fin dall'inizio si è diffusa l’erronea idea che fossero solo le grandi aziende ad avere esclusivamente bisogno della Business Intelligence. Questo falso mito con gli anni è stato sfatato, salvando diverse imprese dall'inconsapevolezza di come poter migliorare il proprio business. Non è il numero di dipendenti che determina se un’azienda ha bisogno di un impianto di Business Intelligence, né tantomeno nemmeno il suo fatturato annuo.
Anche le piccole e medie imprese possono beneficiare della BI. Potranno essere piccoli o medi sistemi di BI, ma non per questo meno validi. I vantaggi che questo strumento dona all'azienda sono molteplici, sta all'azienda stessa trovare la volontà di spingersi oltre il proprio limite attuale e sfruttare a dovere la BI per migliorare ed evolvere. Piccola, media o grande che sia, un’azienda ha bisogno della BI quando si presentano determinate situazioni.
Tutte le aziende cominciano da analisi non complesse. Aver fatto per anni analisi semplici non è in alcun modo sintomo di inadeguatezza aziendale nei confronti di un’attività analitica più potente ed efficace: la Business Intelligence cresce con l’azienda.
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Quanto dura un progetto BI
Un progetto di Business Intelligence può durare molto: anzi, potrebbe non avere mai un vero e proprio termine. Ma perché?
Un progetto di Business Intelligence è innanzitutto un progetto di business, e non un progetto IT. È proprio questo il motivo per la quale non bisogna banalizzare la BI: è un progetto che coinvolge l’intera azienda, IT e reparti di business. Inoltre, quant'è importante che il business venga coinvolto attivamente fin dalle prime fasi del progetto, è altrettanto fondamentale che l'IT segua ciascuna di queste.
La collaborazione deve essere totale perché, dipendentemente dalle fasi, un attore si troverà a dover affiancare o chiedere supporto all'altro.
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La tua Business Intelligence sta avendo successo?
Sebbene non ci sia una formula matematica che calcoli il grado di successo della propria BI, si possono comunque misurare alcune tendenze nella propria azienda:
- Valutare il successo di introduzione della BI nei processi aziendali
- Misurare l’accesso alla BI
- Misurare l’utilizzo della BI
- Misurare la frequenza di utilizzo della BI
- Valutare la qualità di utilizzo della BI
- Misurare l’eterogeneità dei sistemi informativi
- Quantificare il lavoro automatizzato
- Quantificare il tempo di risposta
La Business Intelligence si sviluppa continuamente di pari passo con le esigenze aziendali e la tecnologia. Pertanto, ogni anno, il team di Siatec, grazie alla ventennale esperienza in campo IT e amministrativo/contabile aiuta i propri clienti a individuare i trend attuali migliori per tenere il passo con le innovazioni.
È necessario rendersi conto che l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico si sviluppano continuamente, e le aziende possono integrare le informazioni ottenute con l'IA in una strategia di BI più estesa. Visto l'obiettivo delle aziende di basarsi sui dati per una gestione ottimale, l'impegno per la condivisione dei dati e la collaborazione aumenterà. La visualizzazione dei dati sarà ancor più fondamentale per il lavoro congiunto tra team e reparti.
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