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Il Software per una Gestione Documentale innovativa ed efficiente
Il Document Management System (DMS), chiamato anche Sistema di Gestione Documentale, è uno strumento fondamentale per gestire la redazione, condivisione e archiviazione dei documenti, vero patrimonio informativo di un’organizzazione e dunque asset strategico per eccellenza.
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Il software DMS consente di:
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Eliminare i tuoi archivi cartacei, conservando i documenti a valenza fiscale e tributaria;
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Evitare di perdere documenti importanti o di stamparli più volte;
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Scannerizzare tutti i documenti in maniera massiva e avere l’intero archivio digitale;
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Avere accesso immediato ai documenti archiviati e possibilità di recuperarli rapidamente.
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Cosa ottieni:
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Documenti e informazioni sempre accessibili
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Interfaccia Web utilizzabile via Internet/Intranet
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Cresce l’automazione dei processi documentali in ufficio
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Riduzione del costo di gestione del singolo documento e dei tempi dedicati alla sua gestione
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Perchè usare il software DMS
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Aumento dell’efficienza dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti
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Scansione massiva dei documenti
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Dematerializzazione dei flussi cartacei
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Automazione e controllo dei processi
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Miglioramento della produttività
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Ottimizzazione e riduzione di tempi, costi e risorse
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Collaborazione tra utenti interni e esterni
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Condivisione del patrimonio informativo
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Funzionalità di Infinity DMS
Acquisizione via browser di file e documenti in qualsiasi formato di dati:
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per singolo documento
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in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre (tecniche OCR)
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attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei
Protocollazione dei documenti in ingresso/uscita:
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attribuzione numerazione progressiva
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invio del documento sulla scrivania elettronica di uno o più utenti.
Classificazione dei documenti in base a classi documentali create dall’utente
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Informazioni organizzate in contenitori a più livelli
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Definizione dell’abilitazione all’accesso ai documenti, per garantire sicurezza
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Possibilità di “collegare” i documenti tra loro rendendo visibile la relazione fra gli stessi
Ricerca con funzionalità avanzate dei documenti archiviati attraverso Infinity Search il motore di ricerca interno
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Per contenitore logico di appartenenza (cartella)
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Per attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole-chiave, autore ecc.
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Per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori, prodotti ecc.)
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Per libera ricerca nel contenuto
Anteprima documenti
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Infinity DMS converter per converte i file in formato PDF
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Possibilità di consultare qualsiasi tipo di documento in formato Microsoft Office e OpenOffice
Gestione di versioni e revisioni dei documenti
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Documento reperibile ad ogni stadio di evoluzione: tracciabilità delle modifiche effettuate nel tempo dai vari soggetti
Funzione di Check In/Check Out
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Gestione simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti
Condivisione
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Accesso a cartelle condivise profilate
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Avvisi sulla MyDesk dell’utente
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Notifiche automatiche via email o SMS
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Liste automatiche di distribuzione
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Protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto
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