DMS - Document Management System

Immagina di

Eliminare i tuoi archivi cartacei, conservando i documenti a valenza fiscale e tributaria;

Evitare di perdere documenti importanti o di stamparli più volte;

Scannerizzare tutti i documenti in maniera massiva e avere l’intero archivio digitale;

Avere accesso immediato ai documenti archiviati e possibilità di recuperarli rapidamente;

  • Documenti e informazioni sempre accessibili
    Interfaccia Web utilizzabile via Internet/Intranet
    Cresce l’automazione dei processi documentali in ufficio
    Riduzione del costo di gestione del singolo documento e dei tempi dedicati alla sua gestione

Vantaggi

  • Aumento dell’efficienza dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti
  • Scansione massiva dei documenti
  • Dematerializzazione dei flussi cartacei
  • Automazione e controllo dei processi
  • Miglioramento della produttività
  • Ottimizzazione e riduzione di tempi, costi e risorse
  • Collaborazione tra utenti interni e esterni
  • Condivisione del patrimonio informativo

Funzionalità

Acquisizione via browser

di file e documenti in qualsiasi formato di dati:

  • per singolo documento
  • in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre (tecniche OCR)
  • attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei

Protocollazione

dei documenti in ingresso/uscita:

  • attribuzione numerazione progressiva
  • invio del documento sulla scrivania elettronica di uno o più utenti.

Classificazione dei documenti

in base a classi documentali create dall’utente

  • Informazioni organizzate in contenitori a più livelli
  • Definizione dell’abilitazione all’accesso ai documenti, per garantire sicurezza
  • Possibilità di “collegare” i documenti tra loro rendendo visibile la relazione fra gli stessi

Ricerca con funzionalità avanzate

dei documenti archiviati attraverso Infinity Search il motore di ricerca interno

  • Per contenitore logico di appartenenza (cartella)
  • Per attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole-chiave, autore ecc.
  • Per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori, prodotti ecc.)
  • Per libera ricerca nel contenuto

Anteprima documenti

  • Infinity DMS converter per converte i file in formato PDF
  • Possibilità di consultare qualsiasi tipo di documento in formato Microsoft Office e OpenOffice

Gestione di versioni e revisioni dei documenti

  • Documento reperibile ad ogni stadio di evoluzione: tracciabilità delle modifiche effettuate nel tempo dai vari soggetti

Funzione di Check In/Check Out

  • Gestione simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti

Condivisione

  • Accesso a cartelle condivise profilate
  • Avvisi sulla MyDesk dell’utente
  • Notifiche automatiche via email o SMS
  • Liste automatiche di distribuzione
  • Protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto
  • Richiedi una demo!

    Saremo felici di risponderti e presentarti i vantaggi del prodotto

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