Immagina di
Eliminare i tuoi archivi cartacei, conservando i documenti a valenza fiscale e tributaria;
Evitare di perdere documenti importanti o di stamparli più volte;
Scannerizzare tutti i documenti in maniera massiva e avere l’intero archivio digitale;
Avere accesso immediato ai documenti archiviati e possibilità di recuperarli rapidamente;
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Documenti e informazioni sempre accessibiliInterfaccia Web utilizzabile via Internet/IntranetCresce l’automazione dei processi documentali in ufficioRiduzione del costo di gestione del singolo documento e dei tempi dedicati alla sua gestione
Vantaggi
- Aumento dell’efficienza dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti
- Scansione massiva dei documenti
- Dematerializzazione dei flussi cartacei
- Automazione e controllo dei processi
- Miglioramento della produttività
- Ottimizzazione e riduzione di tempi, costi e risorse
- Collaborazione tra utenti interni e esterni
- Condivisione del patrimonio informativo
Funzionalità
Acquisizione via browser
di file e documenti in qualsiasi formato di dati:
- per singolo documento
- in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre (tecniche OCR)
- attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei
Protocollazione
dei documenti in ingresso/uscita:
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attribuzione numerazione progressiva
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invio del documento sulla scrivania elettronica di uno o più utenti.
Classificazione dei documenti
in base a classi documentali create dall’utente
- Informazioni organizzate in contenitori a più livelli
- Definizione dell’abilitazione all’accesso ai documenti, per garantire sicurezza
- Possibilità di “collegare” i documenti tra loro rendendo visibile la relazione fra gli stessi
Ricerca con funzionalità avanzate
dei documenti archiviati attraverso Infinity Search il motore di ricerca interno
- Per contenitore logico di appartenenza (cartella)
- Per attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole-chiave, autore ecc.
- Per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori, prodotti ecc.)
- Per libera ricerca nel contenuto
Anteprima documenti
- Infinity DMS converter per converte i file in formato PDF
- Possibilità di consultare qualsiasi tipo di documento in formato Microsoft Office e OpenOffice
Gestione di versioni e revisioni dei documenti
- Documento reperibile ad ogni stadio di evoluzione: tracciabilità delle modifiche effettuate nel tempo dai vari soggetti
Funzione di Check In/Check Out
- Gestione simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti
Condivisione
- Accesso a cartelle condivise profilate
- Avvisi sulla MyDesk dell’utente
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Notifiche automatiche via email o SMS
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Liste automatiche di distribuzione
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Protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto
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Saremo felici di risponderti e presentarti i vantaggi del prodotto