DMS - Document Management System

Eliminare i tuoi archivi cartacei, conservando i documenti a valenza fiscale e tributaria;

Evitare di perdere documenti importanti o di stamparli più volte;

Scannerizzare tutti i documenti in maniera massiva e avere l’intero archivio digitale;

Avere accesso immediato ai documenti archiviati e possibilità di recuperarli rapidamente;

• Aumento dell’efficienza dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti
• Scansione massiva dei documenti
• Dematerializzazione dei flussi cartacei
• Automazione e controllo dei processi
• Miglioramento della produttività
• Ottimizzazione e riduzione di tempi, costi e risorse
• Collaborazione tra utenti interni e esterni
• Condivisione del patrimonio informativo

Acquisizione via browser

di file e documenti in qualsiasi formato di dati:

• per singolo documento
• in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre (tecniche OCR)
• attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei

Protocollazione

dei documenti in ingresso/uscita:

• attribuzione numerazione progressiva
• invio del documento sulla scrivania elettronica di uno o più utenti.

Classificazione dei documenti

in base a classi documentali create dall’utente

• Informazioni organizzate in contenitori a più livelli
• Definizione dell’abilitazione all’accesso ai documenti, per garantire sicurezza
• Possibilità di “collegare” i documenti tra loro rendendo visibile la relazione fra gli stessi

Ricerca con funzionalità avanzate

dei documenti archiviati attraverso Infinity Search il motore di ricerca interno

• Per contenitore logico di appartenenza (cartella)
• Per attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole-chiave, autore ecc.
• Per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori, prodotti ecc.)
• Per libera ricerca nel contenuto

Anteprima documenti

• Infinity DMS converter per converte i file in formato PDF
• Possibilità di consultare qualsiasi tipo di documento in formato Microsoft Office e OpenOffice

Gestione di versioni e revisioni dei documenti

• Documento reperibile ad ogni stadio di evoluzione: tracciabilità delle modifiche effettuate nel tempo dai vari soggetti

Funzione di Check In/Check Out

• Gestione simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti

Condivisione

• Accesso a cartelle condivise profilate
• Avvisi sulla MyDesk dell’utente
• Notifiche automatiche via email o SMS
• Liste automatiche di distribuzione
• Protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto