Whistleblowing: tutto quello che devi sapere in 10 punti

Con il termine Whistleblowing (letteralmente, suonare il fischietto) si intende la segnalazione di illeciti o irregolarità che un individuo, detto segnalante o whistleblower, riscontra in un’azienda o in un ente pubblico. Alcuni fanno risalire l’origine di questa parola all’azione dell’arbitro che fischia per segnalare un fallo, altri invece ai poliziotti inglesi che utilizzavano il fischietto appunto per dare l’allarme.

Per svolgere un’azione di forte contrasto alla corruzione e alla illegalità, tanto nell’ambito pubblico che in quello privato, l’Unione europea – constatando la disomogeneità delle normative nazionali in materia – ha introdotto una apposita Direttiva in materia di Whistleblowing 2019/1937 che persegue l’obiettivo di introdurre uno standard minimo di tutela per i segnalanti o whistleblower.

La Direttiva prevede che la tutela del segnalante non riguardi solo i dipendenti ma anche: clienti, fornitori e stagisti. Con la Direttiva europea il segnalante è tutelato sul fronte lavoristico da eventuali ritorsioni dirette o indirette e dal licenziamento che potrebbe subire a causa della segnalazione.

Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del Decreto legislativo 24 del 10 marzo 2023, l’Italia recepisce la Direttiva UE 2019/1937. Il Decreto ha l’obiettivo di migliorare i principi di trasparenza e responsabilità, senza distinzioni tra organizzazioni pubbliche e private. I settori interessati dal Decreto includono: appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti e dei trasporti, ambiente, alimenti, salute pubblica, privacy, sicurezza della rete e dei sistemi informatici e concorrenza.

Con il Decreto whistleblowing i soggetti interessati (aziende ed enti pubblici) devono dotarsi di un canale di segnalazione interno, cioè di una piattaforma informatica per inviare e gestire le segnalazioni di illeciti. La piattaforma deve prevedere un sistema di crittografia per garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e della segnalazione stessa.

Ai sensi del Decreto whistleblowing, l’obbligo di istituire un canale di segnalazione è previsto per:

• tutti i soggetti del settore pubblico, compresi i soggetti di proprietà o sotto il controllo di tali soggetti, nonché per i Comuni con più di 10.000 abitanti;
• a decorrere dal 15 luglio 2023, tutte le aziende con più di 250 dipendenti, a prescindere dall’adozione o meno di un Modello Organizzativo ex D.lgs. 231/2001;
• a partire dal 17 dicembre 2023, tutti i soggetti del settore privato che abbiano impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati tra i 50 e i 249, a prescindere dall’adozione o meno di un Modello Organizzativo ex D.lgs. 231/2001;
• tutte le aziendeche pur avendo meno di 50 dipendenti hanno come genere di attività:
  • i servizi ed i prodotti finanziari, la prevenzione del riciclaggio e le misure atte a bloccare il finanziamento del terrorismo, la sicurezza dei trasporti e la tutela dell’ambiente;
  • tutte le aziendeche hanno adottano i modelli organizzativi ex D.lgs 231/2001.

L’ambito di applicazione soggettivo delle disposizioni del D.lgs 24/2023 comprende:

• dipendenti o collaboratori;
• lavoratori subordinati e autonomi;
• liberi professionisti;
• tirocinanti anche non retribuiti;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Tutti i soggetti menzionati poc’anzi rientrano nella categoria dei cosiddetti whistleblower o segnalanti. Inoltre, le misure di protezione si applicano anche ai cosiddetti “facilitatori”, colleghi, parenti o affetti stabili di chi ha segnalato. In concreto i segnalanti non possono subire ritorsioni tra cui:

• il licenziamento;
• la sospensione;
• a retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni;
• il cambiamento del luogo di lavoro;
• la riduzione dello stipendio;
• la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione;
• le note di merito negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione anche pecuniaria;
• la coercizione;
• l’intimidazione;
• le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato;
• laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici

La protezione per i segnalanti si applica quando si riscontrano irregolarità nei seguenti ambiti:

• diritto comunitario
• frodi fiscali
• riciclaggio o reati in materia di appalti pubblici
• sicurezza dei prodotti e dei trasporti
• tutela dell’ambiente
• salute pubblica
• protezione dei consumatori e dei dati

Tutte le segnalazioni whistleblowing devono essere documentate (foto, documenti o video) e circostanziate.

L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) è l’unico soggetto competente a valutare le segnalazioni e l’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative sia per quanto concerne il settore pubblico che quello privato.:

• da 5.000a 30.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
• da 10.000a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni oppure che l’adozione di tali procedure non è conforme.

In merito alla conformità della procedura che le aziende devono rispettare, vi è anche quello legato al recepimento della segnalazione e al riscontro della stessa. Facciamo un esempio concreto.

Immaginiamo che un’azienda riceva una segnalazione whistleblowing, da quel momento ha 7 giorni di tempo per comunicare al segnalante l’avvenuto recepimento, ed entro 3 mesi DEVE anche fornire un riscontro sulla segnalazione. Se l’azienda non rispetta queste tempistiche può incorrere nelle sanzioni già citate.

Sono previste sanzioni da 500 a 2.500 euro per i segnalanti, nel caso in cui venga accertata la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia.

Le aziende interessate devono quindi attuare tutti quei processi richiesti nel Decreto, in particolare devono:

• implementare un apposito canale di segnalazione internoper consentire l’invio di segnalazioni scritte (tramite software che prevedono la crittografia dei dati) oppure segnalazioni orali (in presenza, tramite hotline o software);
• individuare il gestore delle segnalazioni (persona o ufficio);
• predisporre la documentazione necessaria alla ricezione e analisi delle segnalazioni;
• predisporre misure per la cancellazione dei dati dopo il decorso del termine di conservazione (data retention);
• formare adeguatamente tutta la popolazione aziendale sul Decreto e sulle modalità di segnalazione;
• definire dei KPI per stabilire l’efficacia delle misure adottate.

Il modo più semplice per adeguarsi al Decreto Whistleblowing è implementare un software Whistleblowing. Ma quali caratteristiche deve avere?

• semplice e intuitivo. L’interfaccia deve essere semplice perché il segnalante deve essere messo sempre nella condizione di poter effettuare una segnalazione;
• garantire la riservatezza. Il software deve garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e della segnalazione stessa utilizzando sistemi di crittografia;
• tracciabilità ed efficienza. Per le aziende e i gestori delle segnalazioni è fondamentale che vengano tracciati i tempi di intervento per rispettare le tempistiche del Decreto. Per rendere efficiente la gestione delle segnalazioni è necessario un unico sistema in grado di gestire sia le segnalazioni scritte che quelle vocali;
• conformità e flessibilità. Il software deve garantire la conformità del processo di gestione della segnalazione e allo stesso tempo essere abbastanza flessibile da adattarsi alle specifiche esigenze aziendali.

Puoi scaricare il testo del Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023. 

[Scarica il Decreto Whistleblowing]