Esistono molte soluzioni digitali che potrebbero fare comodo ad una PMI, alcune delle quali sono business intelligence, e-commerce e fatturazione elettronica. Ma i software ad oggi reputati essenziali per un’efficiente ed efficace gestione di business sono tre: 

1. Il DMS, Document Management System: il DMS è il software che permette di organizzare e facilitare la gestione e lo scambio dei documenti. Ecco i vantaggi principali: 

• Risparmio dei costi di gestione della carta e ottimizzazione dello spazio fisico dovuto all’eliminazione degli archivi materiali. 
• Dematerializzazione dei documenti stampati e snellimento dei processi aziendali.
• La possibilità di scansionare e spedire qualsiasi tipo di documento, sia cartaceo che elettronico, consente la riduzione dei tempi di indicizzazione e archiviazione dei file.

Se desideri approfondire questo strumento, trovi tutto quello che devi sapere nel nostro articolo: Gestione Documentale: i vantaggi che semplificano i tuoi processi.

2. L’ERP, Enterprise Resource Planning: l’ERP è il software di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti in un’azienda, come vendite, acquisti e contabilità. I vantaggi più rilevanti sono: 

• Offre maggiore flessibilità e visibilità ai dipendenti, aiutandoli ad accelerare il loro impatto operativo.
• L’intelligenza artificiale migliora il processo decisionale e rivela i modi per ottimizzare le prestazioni operative in vista del futuro. 
• Garantisce la flessibilità aziendale. Cresce con l’azienda per rispondere prontamente a qualsiasi interruzione operativa o cambiamento del mercato. 

Anche in questo caso abbiamo analizzato lo strumento nell’articolo Gestionale ERP: ecco perché la tua azienda ne ha bisogno.

3. Il CRM, Customer Relationship Management: il CRM è il software che consente la gestione delle relazioni con i clienti, attraverso la formulazione di strategie di marketing dedicate. Ecco i maggiori vantaggi: 

• Gestione avanzata del rapporto con i clienti, con relativo miglioramento della fidelizzazione. 
• Migliore gestione delle vendite e, tramite le loro analisi, delle previsioni di mercato.
•  L’aumento delle interazioni con i clienti porta ad un conseguente aumento della produttività aziendale. 

Per lo strumento abbiamo dedicato un particolare approfondimento nel nostro blog, se sei interessato vai a CRM: dai una svolta alle vendite e aumenta il fatturato.

Parliamo di best practice per le PMI che vogliono crescere. Una BP (letteralmente, migliore pratica) è un termine utilizzato in ambito aziendale o scientifico per indicare un insieme di azioni significative che hanno permesso di ottenere risultati ottimali in uno specifico campo. 

Vediamo insieme quali sono i 10 comandamenti, ovvero le best practice fondamentali che, se affiancate agli strumenti, aiutano una PMI e il suo team a raggiungere gli obiettivi e migliorare la performance:

1 - GENERARE PROFITTO ANCHE PER LA COMUNITÀ

Gli imprenditori che riescono ad avere successo sono quelli spinti dalla volontà di portare un vantaggio anche per l’ambiente in cui sono inseriti. Il carisma e le idee innovative permettono loro di coinvolgere i collaboratori al massimo delle loro potenzialità.

2 - AMPLIFICARE LA PORTATA DELLA PROPRIA AZIONE 

Le PMI intraprendenti sono coloro le quali riescono a far fiorire le proprie attività sfruttando strategicamente mezzi come la creazione di partnership strategiche e l’utilizzo avanzato del marketing digitale.

3 - COLTIVARE IL SENSO DI INTIMITÀ CON DIPENDENTI E CLIENTI

Il rapporto con i dipendenti e con i clienti può fare la differenza per il successo di una PMI. Risulta fondamentale cercare il coinvolgimento di tutte le risorse per la generazione di idee e l’individuazione di nuove opportunità di business.

4 - PROTEGGERE L’INTEGRITÀ DEL BRAND 

Una PMI non può permettersi di compromettere l’integrità del proprio brand: è necessario fare attenzione che tutte le proprie scelte, anche in termini di collaborazione e partnership, consolidino l’immagine del marchio e ne confermino i valori.

5 - UTILIZZARE L’ESPERIENZA PER INCREMENTARE LA FLESSIBILITÀ

L’impresa che vuole crescere deve essere in grado di trasformare il patrimonio di conoscenze dei dipendenti e dei clienti in una rampa di lancio per poter comprendere rapidamente il contesto in cui opera e quindi perseguire nuovi trend e opportunità che si determinano nel mercato.

6 - LAVORARE A STRETTO CONTATTO CON I CLIENTI

Operare sempre in sinergia con i propri clienti: coinvolgerli fin dalla fase iniziale della costruzione strategica e ascoltare le loro opinioni è un’attività che rafforza in maniera significativa la fedeltà al brand aziendale. 

7 - CONSIDERARE I DIPENDENTI COME INDIVIDUI 

Un’organizzazione può dirsi “di successo” quando è in grado di considerare i valori e i punti di forza che ogni singolo dipendente può essere in grado di esprimere. La spinta imprenditoriale a crescere e migliorarsi deve dunque coinvolgere ogni singolo collaboratore, che deve essere messo nella condizione di confrontarsi e mettere alla prova le proprie qualità.

8 - CONSERVARE IL PIACERE DI LAVORARE

Il piacere di stare sul luogo di lavoro e condividere in modo sereno il proprio tempo con i colleghi fanno sì che si accresca la creatività e dunque i contributi e gli stimoli finalizzati ad una crescita complessiva dell’impresa.

9 - PREVEDERE TEMPI E SPAZI PER FAVORIRE L’INNOVAZIONE 

Le organizzazioni che puntano al successo devono mettere in conto di dedicare spazio e tempo al confronto verso l’innovazione. La creazione di momenti di rottura dalla routine favorisce la generazione di idee e spunti innovativi che possono valorizzare i processi interni ed esterni dell’azienda.

10 - CONCEPIRE IL FALLIMENTO COME UNA TAPPA PER LA CRESCITA

Il fallimento, o la paura di questo, non deve essere un ostacolo per le PMI. Bisogna essere consci che gli errori sono un elemento essenziale in tutti i processi di apprendimento e quindi il primo passo per capire come rendere più efficace la rincorsa ai propri obiettivi.

Una volta analizzati gli strumenti e le best practice non rimane che riflettere su quali possano essere le opportunità che una PMI può cogliere affidandosi all’utilizzo di software gestionali per procedure aziendali che ancora vengono svolte analiticamente integrate alle norme di comportamento elencate nel paragrafo precedente:

• Abbiamo parlato dei costi, che potrebbero essere abbattuti grazie all’ottimizzazione degli spazi, alla quasi totale eliminazione della carta e alla velocizzazione dei diversi processi aziendali, sia quelli compiuti da singoli che tra diversi collaboratori. 

• Abbiamo parlato di quei comportamenti che possono arricchire sia il business che i rapporti interpersonali, strizzando l’occhio alla sfumatura ludica del lavoro, alla coltivazione dei rapporti con tutti i colleghi (a prescindere dalla gerarchia aziendale), ma senza dimenticare la valorizzazione del brand e la naturale e ovvia ricerca del profitto. 

• Abbiamo parlato dei grossi vantaggi che un software gestionale porta nell’esercizio delle procedure aziendali: dal miglioramento delle relazioni con la clientela allo snellimento dei processi, dal miglioramento dei rapporti tra e con il personale alla migliore gestione delle vendite e degli acquisti, dal miglioramento della produttività all’ottimizzazione degli spazi.